La DNC | Detección de Necesidades de Capacitación o el Diagnóstico de Necesidades de Capacitación, es el proceso orientado a la estructuración y desarrollo, de planes y programas para el establecimiento y fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una organización, con la finalidad de contribuir en el logro de los objetivos corporativos y personales. Las siglas en inglés son TNA (Training Needs Assessment).

Las necesidades de capacitación existen cuando se genera una brecha entre los requerimientos de una persona para desarrollar sus tareas y labores competentemente, y sus competencias actuales e idealmente futuras. La DNC es el método para determinar si se requiere una capacitación o entrenamiento para llenar esta brecha.

La determinación de necesidades de capacitación es indispensable para el mejoramiento de cada organización. Esta permitirá detectar las áreas de oportunidad y trabajar en estas, permitiendo que el capital humano de la organización se convierta en el gestor de ventajas competitivas. Recordemos que la capacitación del talento humano le permitirá a todo colaborador lograr sus objetivos individuales y los que el puesto requiere; al cumplirse, se cumplirán los objetivos de la unidad y finalmente los de la organización.  El otorgar al colaborador los conocimientos, las herramientas necesarias e impulsar sus actitudes para realizar adecuadamente su trabajo, genera en él y ella, por añadidura mayor motivación, al elevar sus competencias para trabajar mejor y más rápida y eficientemente.

Ernesto Yturralde comenta que los sistemas educativos contemporáneos o sistemas de enseñanzas tradicionales, se basan en el estudio teórico, que sustenta el estudio en la memorización, en la investigación en menor escala, se sustenta en las evaluaciones de conocimientos mediante pruebas escritas y orales para alcanzar finalmente el certificado impreso.  En el mundo real, las exigencias van más allá de la memorización de hechos y fechas, más allá de los conocimientos que adquirimos, más allá de los saberes, puesto que para alcanzar el éxito se requiere tener las habilidades sociales o habilidades blandas muy desarrolladas, como fuese comprobado por las investigaciones de la Universidad de Harvard.

Ernesto Yturralde se refiere a las llamadas "Hard Skills o habilidades duras, como las destrezas técnicas requeridas o adquiridas para desempeñar determinadas tareas o funciones y que se alcanzan y desarrollan por medio de la formación, capacitación, entrenamiento y en ocasiones en el mismo ejercicio de las funciones; mientras que las Soft Skills, denominadas como habilidades blandas, habilidades sociales o people skills, son aquellas requeridas para tener una buena inter-relación con los demás, habilidades para escuchar, hablar, para comunicarnos, para liderar, delegar, analizar, juzgar, para negociar, llegar a acuerdos, para trabajo en equipo se incluye la actitud, la capacidad de motivación, auto-motivación y la orientación a los logros.  Un individuo que tiene desarrolladas sus habilidades duras al máximo, pero que no es capaz de integrarse y comunicarse con otros, dentro de un núcleo o sociedad, difícilmente alcanzará el éxito es sus propósitos".

Un reporte de DNC debe responder en qué, a quiénes, cuánto y cuándo capacitar. La capacitación debe ser periódica y permanente y debe procurar ser proactiva evitando la reactividad. 

La capacitación  reactiva se da cuando se genera la brecha entre las competencias reales y las necesarias y cuya implementación permite resolver problemas actuales y disfunciones evidentes.

La proactividad en la capacitación supone la anticipación de futuro íntimamente relacionado con el análisis estratégico. La proactividad permitirá la previsión de las posibles disfunciones que pudieran surgir y que pueden afectar a los resultados en las acciones estratégicas globales.

Las DNC permitirán:

• Corregir problemas en la organización.

• Reencaminar desviaciones en la productividad.

• Impactos actuales o previsión de futuros por cambios culturales, en Políticas, Métodos o Técnicas ante la reducción o incremento del personal.

• Frente a cambios de funciones o de puestos en situaciones emergentes o como parte de un Plan de Carrera.

Las Necesidades de Capacitación pueden desagregarse en:

Por Discrepancia | Cuando una tarea o función se desarrolla de manera insatisfactoria. Es decir los resultados de las gestiones discrepan de aquellos esperados.

Por Cambio | Cuando una tarea o función ha sufrido modificación o sufriría una modificación en la forma de su ejecución y los conocimientos, habilidades y destrezas actuales no permiten la adecuada ejecución presente y futura.

Por Incorporación | Cuando nuevas tareas o funciones han sido incorporadas o deben ser incorporadas y las personas que deben realizarlas desconocen como ejecutarlas e implementarlas.

Los objetivos a cubrir con la capacitación para permitir mayores niveles de competencia son:

• Cognitivos | Proveer conocimientos, términos, fechas, hechos y tendencias.

• Procedimentales | Instruir sobre procedimientos, protocolos, procesos, trucos, atajos y aspectos relacionados con el Know-How de la función o negocio.

• Actitudinales | Brindar orientación o cambios de comportamientos y actitudes. Estos suelen tomar más tiempo dentro de procesos de cambio.

Métodos para obtención de la información |

Identificamos 4 métodos, estos son:

• Las Entrevistas | Método que se implementa mediante entrevistas a los colaboradores en toda la organización, con la finalidad de identificar sentimientos y situaciones en sus áreas para posteriormente determinar como pueden ser solucionados a través de capacitación.

• La Observación in situ | Este método consiste en la observación de los colaboradores mientras realizan sus labores, con el objeto de encontrar situaciones que reflejen una necesidad de capacitación.

• Las Sesiones de grupo | Las sesiones de grupo se conducen para determinar, mediante el consenso, los estándares correctos o los objetivos que deben tener los procesos de capacitación.

• Cuestionarios | El método de cuestionarios es una herramienta útil para refinar el conocimiento sobre necesidades que ya se encuentran identificadas, complementando la información obtenida previamente.

ERNESTO YTURRALDE & ASOCIADOS LATINOAMÉRICA

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